Zatrudnianie cudzoziemców - Powiatowy Urząd Pracy w Kłodzku

Pracodawca wypełnia i wysyła oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl

Dla agencji pracy tymczasowej powierzających pracę cudzoziemcom w charakterze pracownika tymczasowego, przewidziany został oddzielny wzór formularza oświadczenia, w którym wskazać należy dodatkowo nr KRAZ agencji oraz dane pracodawcy użytkownika.
Jeśli oświadczenie składa osoba fizyczna, która zamierza zatrudnić cudzoziemca prywatnie do domu, np. w charakterze pomocy domowej, to w części formularza dotyczącej działalności związanej z zatrudnieniem cudzoziemca, należy wskazać kod PKD 9700Z, tj. Gospodarstwa domowe zatrudniające pracowników.

Przed wysłaniem wypełnionego formularza oświadczenia, należy obowiązkowo dodać następujące załączniki:

1. Kopia wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie,
2. Skan dowodu wpłaty za złożenie oświadczenia,
3. Jeśli w sprawie działa pełnomocnik, należy załączyć upoważnienie w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego przez pracodawcę podpisem elektronicznym, profilem zaufanym ePUAP lub podpisem osobistym,
4. Oświadczenie dot. niekaralności pracodawcy opatrzone podpisem elektronicznym, profilem zaufanym ePUAP lub podpisem osobistym pracodawcy lub prokurenta. Oświadczenie dot. niekaralności powinno być zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed tym dniem. Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz orzecznictwem sądów administracyjnych, oświadczenie dot. niekaralności pracodawcy jest ważne wyłącznie w przypadku, jeśli zostanie podpisane przez samego pracodawcę lub jego prokurenta.
5. Oświadczenie dot. karalności cudzoziemca oraz o tym, że pracodawca posiada środki lub źródła dochodu wystarczające do powierzenia pracy cudzoziemcowi,
6. Jeśli praca tymczasowa - dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika ws. uzgodnienia skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej. Porozumienie powinno zawierać dane nt.: rodzaju, miejsca, okresu oraz wymiaru czasu pracy, a także wymagania kwalifikacyjne.
7. Jeśli zawód regulowany - dokumenty potwierdzające, że cudzoziemiec spełnia wymagania kwalifikacyjne i inne warunki do pracy w zawodzie regulowanym, uznawane w Polsce (niektóre dokumenty wydane poza Polską mogą wymagać ich odpowiedniego zatwierdzenia).
8. Dodatkowo pracodawca do oświadczenia dołącza w formie skanu kopię wypisu z rejestru jeżeli rejestr, do którego został wpisany pracodawca nie jest prowadzony w powszechnym dostępie (rejestry inne niż KRS, CEIDG).

Złożenie niekompletnego oświadczenia lub bez kompletu załączników będzie skutkowało wezwaniem przez organ prowadzący sprawę do uzupełnienia braków formalnych. Nieuzupełnienie braków formalnych w przewidzianym terminie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia.
Uzupełnienie braków formalnych odbywa się poprzez przesłanie brakujących dokumentów za pomocą korekty oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl na każdym etapie postępowania administracyjnego, do momentu jego zakończenia. Dokumenty złożone w inny sposób pozostaną pozostawione bez rozpoznania. Korekty złożone po zakończeniu postępowania, tj.: po wpisie oświadczenia do ewidencji, wydaniu decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, pozostawieniu oświadczenia bez rozpoznania nie zostaną odnotowane.

Termin rozpatrzenia złożonego oświadczenia:

1. 7 dni roboczych, od dnia złożenia kompletnego oświadczenia w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego (termin należy liczyć od dnia roboczego następującego po złożeniu kompletnego oświadczenia);
2. 30 dni od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach wymagających przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
3. 2 miesiące od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach szczególnie skomplikowanych.

Procedura

Starosta, wpisując oświadczenie do ewidencji, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż określony w oświadczeniu, nie wcześniejszy niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji.
Oryginał wpisanego do ewidencji oświadczenia stanowi dla cudzoziemca podstawę do ubiegania się w kraju jego stałego pobytu o wydanie wizy w celu wykonywania pracy oraz podjęcia pracy na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Co do zasady Konsul wyda wizę, jeżeli planowany czas zatrudnienia wskazany w oświadczeniu wynosi co najmniej 91 dni. W uzasadnionych przypadkach starosta pozostawia oświadczenie bez rozpoznania lub odmawia wpisania oświadczenia do ewidencji, w szczególności jeżeli nie zostały spełnione formalne przesłanki do wpisu oświadczenia do ewidencji lub jeśli z okoliczności wynika, że oświadczenie zostało złożone dla pozoru lub, gdy pracodawca nie dopełnia obowiązków z tytułu prowadzenia działalności lub powierzania pracy innym osobom. Od decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, można się odwołać do Ministra właściwego ds. pracy, za pośrednictwem starosty (Urzędu Pracy w Kłodzku), w terminie 14 dni od dnia odbioru (doręczenia) decyzji.
Cudzoziemiec może legalnie podjąć pracę dopiero po uzyskaniu przez pracodawcę wpisu oświadczenia do ewidencji. Praca powinna odbywać się na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu. Co do zasady, zmiana pracodawcy lub warunków pracy wiąże się z koniecznością złożenia nowego oświadczenia i uzyskania jego wpisu do ewidencji.

Odbiór wpisanego do ewidencji oświadczenia lub decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji

1. Oświadczenia po ich wpisie do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego na konto na portalu praca.gov.pl. Wpisane do ewidencji oświadczenie w formie elektronicznej należy przekazać, również cudzoziemcowi.
2. Decyzje o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego na konto na portalu praca.gov.pl

Pracodawca, którego oświadczenie zostało wpisane do ewidencji, pisemnie powiadamia starostę (powiatowy urząd pracy), który wpisał oświadczenie do ewidencji o:

1. podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
2. niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
3. wcześniejszym zakończeniu pracy przez cudzoziemca lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie (definitywnie).

Informacje o podjęciu, niepodjęciu, zakończeniu lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie, należy składać za pośrednictwem platformy praca.gov.pl (dla posiadaczy zweryfikowanego i aktywnego konta; z profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Informacje złożone w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania.
Obowiązek informowania o podjęciu, niepodjęciu, wcześniejszym zakończeniu pracy lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie dotyczy również oświadczeń wpisanych do ewidencji przed dniem 1 czerwca 2025 r. (chyba, że taka informacja została już zgłoszona przed dniem 1 czerwca 2025 r.).
Niedopełnienie obowiązku informowania o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca podlega karze grzywny.
Zgłoszenie informacji o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją wcześniej, skutkuje unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.
Wzór pisma informującego o podjęciu, niepodjęciu, zakończeniu lub o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy na podstawie oświadczenia: Zawiadomienie o podjęciu pracy przez cudzoziemca.doc

Inne obowiązki pracodawcy związane z procedurą oświadczeń (dotyczy również oświadczeń wpisanych do ewidencji przed dniem 1 czerwca 2025 r.):

1. uwzględnienie w umowie z cudzoziemcem warunków określonych w oświadczeniu lub zmiany warunków, które nie wymagają nowego oświadczenia;
2. przesłanie przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, do starosty (urzędu pracy), który wpisał oświadczenie do ewidencji, kopii umowy zawartej z cudzoziemcem;
3. dostosowanie wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej;
4. podwyższenie wynagrodzenia cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
5. przekazanie cudzoziemcowi kopii oświadczenia wpisanego do ewidencji;
6. zachowanie należytej staranności w postępowaniu dotyczącym wpisu oświadczenia do ewidencji;
7. na wniosek pracodawcy użytkownika przekazanie mu kopii oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego;
8. udostępnienie staroście, wojewodzie, jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, konsulowi, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji, na ich wniosek, dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków określonych w pkt 1, 3 i 4.

Wpis nowego oświadczenia do ewidencji nie jest wymagany, jeżeli:

1. nastąpiła zmiana siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub pracodawcy użytkownika;
2. nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
3. zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
4. nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca;
5. cudzoziemiec otrzymuje wynagrodzenie wyższe, niż to widniejące w oświadczeniu.

Możliwość pracy po zakończeniu się ważności oświadczenia w przypadku złożenia wniosku o zezwolenie w celu kontynuacji pracy w związku z posiadanym oświadczeniem, w okresie oczekiwania na decyzję Wojewody

Jeżeli pracodawca, który zatrudniał cudzoziemca przez okres nie krótszy niż 3 miesiące w związku z oświadczeniem wpisanym do ewidencji, złożył przed upływem daty zakończenia pracy wskazanej w oświadczeniu wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla tego cudzoziemca na tym samym stanowisku na podstawie umowy o pracę, a wniosek nie zawiera braków formalnych lub braki formalne zostały uzupełnione w terminie, pracę cudzoziemca na warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu wpisanym do ewidencji oświadczeń uważa się za legalną od dnia upływu ważności tego oświadczenia do dnia wydania zezwolenia na pracę lub doręczenia decyzji odmownej w tej sprawie. Przepis stosuje się odpowiednio, w przypadku złożenia przez cudzoziemca wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy w związku z pracą, o którym mowa w art. 114 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. 

Podstawy prawne:

• Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621)
• Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r., o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym nielegalnie na terytorium Polski (Dz. U. 2012 r. poz.769)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1629)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową (Dz. z 2025 r. poz. 1617)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca (Dz. U. 2017 r. poz.2348)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1622)

Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi zobowiązany jest do uiszczenia opłat, które Od 1 grudnia 2025 opłaty wynoszą odpowiednio:

• 400 zł  - w związku ze złożeniem oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, 
• 100 zł - w związku ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową.

Wpłaty należy dokonać na rachunek
Powiatowego Urzędu Pracy w Kłodzku, ul. Wyspiańskiego 2J, 57-300 Kłodzko
w Getin Noble Bank S.A.: 25 1560 0013 2005 6044 4000 0008

Dowód wpłaty winien zawierać następujące dane:

• Nazwę podmiotu dokonującego wpłaty (pełna nazwa/imię i nazwisko oraz adres siedziby/miejsca zamieszkania pracodawcy),
• Przedmiot/tytuł dokonanej wpłaty (cel: za złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi/złożenie wniosku o pracę sezonową),
• Dane cudzoziemca (podanie pełnego imienia i nazwiska cudzoziemca dla którego będzie składane oświadczenie bądź wniosek o pracę sezonową)